EDI

Сфера применения Электронного обмена данными (EDI)

В современных условиях даже небольшая коммерческая фирма «пропускает» через себя огромное количество коммерческих и финансовых документов.
Использование традиционных схем бумажной или даже электронной (посредством e-mail) работы с документами существенно ограничивает потенциал развития бизнеса из-за присущих этим схемам недостатков.

Типовая схема оформления торговых сделок предполагает следующие действия:

для осуществления торговых операций формируется бумажный документ;
данный документ передается по каналам факсимильной связи, e-mail или другим каналам передачи данных адресату;
деловой партнер, получивший электронный документ воспроизводит его на бумаге и использует в дальнейшем для отчета;
с принятого документа вручную осуществляется ввод необходимых данных в информационную (учетную) систему своего предприятия.

На основе информации из документов генерируются новые бумажные документы и передаются в иные ведомства.

Недостатки

Можно сформулировать основные негативные стороны такой схемы работы:

использование различных форматов однотипных документов (каждая фирма может использовать свой формат) – сложность извлечения полезной информации;
чрезмерная степень применения ручного труда при оформлении или обработке документов («человеческий» фактор) – возможность внесения ошибок в документы и необходимость в дальнейшем их поиска и исправления;
низкая скорость (производительность) выполняемых операций при оформлении и обработке документов (ручное преобразование и перенос информации из документов в учетную систему и обратно);
отсутствие гарантий качества работы и контроля за передачей сообщений по общедоступным каналам доставки документов /сообщений (факс, электронная почта);
отсутствие гарантий конфиденциальности передаваемой информации;
необходимость создания и поддержания индивидуального способа обмена документами с каждым партнером;
экспоненциальное нарастание проблем при увеличении количества партнеров и интенсивности коммуникаций при взаимодействии с каждым партнером индивидуально.

Также применение традиционных схем работы с документами существенно ограничивает (или делает практически невозможным) внедрение новых активно развивающихся бизнес-процессов и новейших технологий, таких как VMI (Vendor Managed Inventory – запас, управляемый поставщиком) и CPFR (Collaborative Planning, Forecasting & Replenishment – совместное планирование, прогнозирование и пополнение), которые позволяют существенно увеличить оборот между партнерами и повысить их конкурентноспособность на рынке.

Где же выход?

Существует решение, которое позволяет преодолеть все названные ограничения и предоставить новые возможности. Это система электронного обмена данными – EDI (Electronic Data Interchange).

Что такое EDI?

EDI – это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами. При этом документы, имеющие в изначальном («человеческом») виде удобную и специфическую для каждой фирмы форму, прозрачно передаются между различными партнерами в стандартном «электронном» формате (при помощи конвертора (на входе) и деконвертора (на выходе соответственно)). Технология гарантирует как правильность конвертации данных, так и саму доставку сообщений адресатам и последовательность доставки сообщений. При этом обеспечиваются достоверность и конфиденциальность передаваемой информации. В классическом виде EDI предполагает полностью автоматизированное взаимодействие между информационными системами партнеров, исключая участие человека. Каждая сторона может выступать как отправитель, так и получатель сообщений. Такой вариант интеграции дает максимальный эффект при внедрении данной технологии. На современном этапе развития технологии EDI позволяют не просто экономить деньги, но и упростить и оптимизировать процессы управления и принятия решений, а в целом оптимизировать и повысить эффективность бизнеса.

Как устроен EDI?

Базовые принципы

Стандартизированность
Структурированность

Практика электронной коммерции, основанной на системах EDI насчитывает уже более 30 лет и обобщается в стандартах выполнения торговых операций и представлении структурированных деловых документов. При разработке стандартов электронного документооборота было проанализировано использование данных “бумажных” документов, применяемых в экономической деятельности. Было предложено выделить наиболее повторяющиеся данные, и в них выделить соответствующие поля данных. В последствии для их заполнения была разработана система таблиц – глобальные справочники данных и технология их синхронизации.

Стандарты

EDI базируется на следующих основных стандартах:

UN/EDIFACT – United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport – “Правила ООН электронного обмена документами для гос. управления, торговли и транспорта” – основополагающий глобальный избыточный стандарт, содержащий наиболее общие справочники международных кодов и форматов сообщений, расширенных для удовлетворения всех возможных запросов пользователей.

(UN/CEFACT) – адаптированный Центром ООН по упрощению процедур международной торговли и электронному бизнесу (CEFACT) стандарт UN/EDIFACT

GS1 EANCOM – подмножество EDIFACT для розничной торговли – разработан международной ассоциацией GS1 и дополнен использованием ключевых идентификаторов системы GS1.

GS1 XML – современный формат сообщений, используемых при обмене данными в цепях поставок в системе GS1.

Система GS1 – это международная глобальная многоотраслевая система стандартов, охватывающая более 100 стран.

Система GS1 является самой широко используемой международной системой стандартов в цепях поставок. В настоящее время свыше миллиона компаний в мире используют стандарты GS1. Национальные ассоциации GS1 обеспечивают поддержку системы в своих странах и поддержку национальных языков в системе GS1.

В основе архитектуры системы GS1 лежат ключевые идентификаторы, основными из которых являются:

GTIN (Global Trade Item Number)– глобальный номер торговой единицы (предмета торговли) –уникальный идентификационный номер торговой единицы в системе GS1. Этот идентификатор представлен в виде символа штрихового кода на упаковке товара.

GLN (Global Location Number) – глобальный номер места нахождения – уникальный номер в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Используется главным образом в EDI для эффективной идентификации всех объектов, касающихся поставок.

SSCC (Serial Shiping Container Code) – серийный код транспортной упаковки (СКТУ) – уникальный идентификатор логистической (транспортной) единицы. SSCC очень удобен для маркировки грузов, подлежащих танспортировке.

Ключевые идентификаторы системы GS1 являются:

уникальными – способ формирования номеров обеспечивает уникальность каждого номера;

международными – данные номера являются уникальными во всем мире;

многоотраслевыми – не значимый характер номеров позволяет последовательно идентифицировать любой объект, независимо от вида предпринимательской деятельности;

Простая структура номеров позволяет автоматизировать обработку и передачу данных.

Основные виды сообщений

Основными считаются следующие сообщения EDI :

COMDIS – коммерческая дискуссия,

PRICAT – прайс-лист,

ORDER – заказ,

ORDRRSP – подтверждение заказа,

DESADV – уведомление об отгрузке,

RECADV – уведомление о приемке,

INVOICE – счет,

SLSRPT – отчет о продажах,

INVRPT – отчет об инвентаризации.

Технология работы

Технология EDI предполагает использование единого способа идентификации товаров и контрагентов на базе стандартов GS1: идентификация товарных позиций ведется с использованием кодов GTIN (штриховых кодов), идентификация контрагентов ведется с использованием GLN-номеров. Присвоение кодов GTIN и GLN номеров осуществляет национальная ассоциация GS1 (в РФ – Ассоциация Автоматической Идентификации ЮНИСКАН/ГС1 РУС).

Для перехода к использованию технологии EDI необходимо подключение партнеров к специализированной платформе обмена коммерческими сообщениями (платформа электронной коммерции), использование средств преобразования сообщений к стандартному формату и передачи «стандартизированных» сообщений адресату. Такая схема взаимодействия позволяет один раз подключиться к EDI и единообразно обмениваться сообщениями со всеми партнерами, а не создавать и настраивать способ обмена документами с каждым контрагентом.

Интеграцию систем, преобразование и передачу сообщений между партнерами осуществляют специализированные компании – авторизованные провайдеры EDI. Провайдер предоставляет своим клиентам надежный канал передачи сообщений всем контрагентам (доступ к своей платформе обмена коммерческими сообщениями) и поддерживает оговоренный уровень сервиса. Важно участие именно авторизованного провайдера, т.к. это гарантирует как высокий технический уровень предоставляемых услуг и уровень сервиса, так и соответствие услуг стандартам GS1, что в свою очередь дает возможность осуществлять роуминг с другими провайдерами (в т.числе и с международными).

Первоначально сообщения передавались по специализированным (частным) сетям и каналам связи, что могли позволить себе лишь крупные компании. Появление Интернет и возможность использования его в качестве канала передачи EDI-сообщений произвело революцию и EDI стал доступен малому бизнесу и индивидуальным предпринимателям.

Типичная цепочка взаимодействия контрагентов при использовании EDI выражается следующей схемой:

Покупатель высылает поставщику заказ;
Поставщик автоматически загружает заказ в свою учетную систему;
Поставщик после корректировки по реальным остаткам на складе отсылает подтверждение заказа и формирует внутреннюю накладную на отгрузку;
Поставщик после отгрузки одним нажатием формирует и отсылает покупателю уведомление об отгрузке;
Покупатель после приемки по уведомлению об отгрузке автоматически формирует и высылает поставщику уведомление о приемке;
Поставщик на основании уведомления о приемке автоматически формирует расходную накладную;
Поставщик выгружает покупателю электронный вариант расходной накладной;
Покупатель загружает в свою учетную систему расходную накладную поставщика.

При этом все сообщения передаются максимально оперативно и с уведомлениями о гарантированной доставке.

В настоящее время доступны два варианта подключения (интеграции) к EDI:

Полная интеграция учетной системы партнера с платформой провайдера. При этом предполагается автоматическая обработка входящих и генерация исходящих сообщений в учетной системе предприятия. Для интеграции необходимо разрабатывать и согласовывать форматы экспорта – импорта информации и технологию передачи сообщения в систему провайдера. При таком варианте возможно использовать преимущества EDI в полной мере.
Второй вариант – частичная интеграция – использование Web-EDI. Взаимодействие с платформой EDI осуществляется через Web-браузер или специализированный Web-клиент, без непосредственной интеграции с учетной системой. Такой вариант работы не ведет к максимальному повышению эффективности, так как требует участия человека в приеме и передаче документов (ручной перенос данных из системы EDI в информационную систему и обратно), однако, характеризуется предельной экономичностью внедрения и использования.

Гарантии достоверности и конфиденциальности

Провайдер обеспечивает достоверность, конфиденциальность, оперативность и гарантированность передачи сообщений.

Безопасность и конфиденциальность обеспечиваются шифрованием сообщений и использованием алгоритмов защиты информации и протоколов и каналов передачи конфиденциальной информации (содержимое EDI-сообщений не доступно никому, кроме отправителя и получателя (даже администраторам платформы)).

Достоверность – использованием технологий передачи сообщений, исключающих возможность коррекции документа в процессе передачи (проверка контрольных сумм сообщений на каждом участке и т.д.).

Гарантированность доставки – механизмом оповещений о местонахождении сообщений и автоматическим оповещением отправителя о доставке сообщения.

Удобно и выгодно

Основные преимущества технологии

прямое снижение накладных расходов по ведению документооборота (объем первичных бумажных документов, трудозатраты персонала,
курьерская служба, почтовые расходы, оплата услуг электросвязи и пр.),
упрощение контроля операционной деятельности (товародвижение),
упрощение взаимодействия с контрагентами,
существенное увеличение скорости оборота и снижение объемов складских запасов,
повышение рентабельности оборотного капитала,
упрощение и увеличение эффективности внедрения средств (терминалов сбора данных) и технологий автоматизации учета,
возможность внедрения новых технологий взаимодействия участников цепей поставок – VMI и CPFR,
оптимизация и повышение эффективности бизнеса.

Преимущества появляются за счет:

повышения скорости всего процесса оформления, обработки и прохождения документов (полностью автоматизированный процесс),
снижения числа ошибок (исключением «человеческого» фактора) и снижения затрат на поиск и исправление ошибок,
использования технологий гарантированной доставки сообщений,
использования единого способа идентификации товаров и контрагентов на базе Стандартов GS1.

Использование справочников данных и ключевых идентификаторов существенно снижает объем передаваемых сообщений, что также повышает эффективность технологии.

Наиболее восприимчивые области применения

Дистрибуция,
Ритейл,
Управление складами,
Транспорт,
Банковская сфера и управление денежными потоками

Практические рекомендации по внедрению

Чтобы начать обмениваться документами по EDI необходимо:

получить номер GLN,
выбрать вариант подключения (полная интеграция или Web-EDI),
выбрать авторизованного провайдера EDI,
осуществить подключение,
начать работать.